RIKKEI MENTORSHIP: THẢO LUẬN MỞ “TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN TRONG DỰ ÁN”

Ngày đăng: 31 Tháng 8, 2020

Rikkei Mentorship dành cho PM - là một chương trình đào tạo dành cho các PM được lựa chọn kỹ càng từ các D-Lead, Sub Lead. Các PM tham gia chương trình sẽ được đào tạo thông qua các kiến thức thực tế, có sự trao đổi, thảo luận, hướng dẫn, tư vấn từ chính các Mentor trong Đội Ngũ BOM làm cố vấn. Một Mentor sẽ chỉ hướng dẫn, kèm cặp từ 3-5 Mentee. Chương trình đã trải qua 2 giai đoạn:

  • Giai đoạn 1: Warm up
  • Giai đoạn 2: Hướng mục tiêu

Các nhóm Mentor và Mentee đã có 46 buổi tương ứng với thời lượng 57,95 giờ đào tạo trên toàn công ty. Hàng tháng các nhóm trong chương trình Rikkei Mentorship sẽ có một buổi giao lưu, thảo luận và chia sẻ kiến thức.

“Truyền đạt thông tin trong Dự án” cũng là một trong những chuỗi các buổi giao lưu đó được tổ chức từ 14:00-16:00 ngày 19/08/2020 và vị Diễn giả lần này là Anh Bùi Xuân Sơn - Giám đốc Division 1. Trong chương trình lần này, các ngoài được nghe phần chia sẻ của Diễn giả, người tham gia còn được thảo luận về các tình huống thực tế rất hay gặp trong quá trình Quản lý Dự án.

Đầu tiên là phần chia sẻ của Anh Bùi Xuân Sơn:

 

 

MC: Chào Anh Sơn, Tại sao khi nhận được yêu cầu của BTC lại chọn nội dung “Truyền đạt thông tin trong Dự án” để chia sẻ?

Anh Sơn BX: Có 3 lý do để mình chọn chủ đề này:

Thứ nhất, vì có rất nhiều đề tài hay để có thể chia sẻ vào những buổi như thế này, nhưng những chủ đề đó thì anh em Rikkei cũng đã có nhiều người chia sẻ, nên mình quyết định chọn chủ đề này, vì nó vừa là chủ đề HAY, và đồng thời cũng là một chủ đề chưa được khai thác sâu.

Thứ hai, vì nó QUAN TRỌNG. Theo thống kê chưa chính thức thì 80-90% thời gian của PM là dành cho communicate trong dự án. Giao tiếp trong dự án cũng giống như huyết mạch trong cơ thể con người, nếu bị tắc ở một chỗ nào đó thì dự án sẽ có thể phải đối mặt với những vấn đề nghiêm trọng.

Thứ ba, vì nó CẦN THIẾT. Bởi ở bất cứ công việc nào làm việc theo đội nhóm, nếu như không có sự giao tiếp thì công việc không thể chạy được!

MC: Trong dự án thì PM giao tiếp với những đối tượng nào? và thông qua những kênh nào?

Anh Sơn BX: PM là trung tâm giao tiếp của dự án. Trung tâm giữa Dev - QA - Khách hàng - Sale - Leader. Có rất nhiều kênh giao tiếp khác nhau như Email, Chat, Voice Call, Meeting, Drive, các kênh tin tức... Tùy vào từng đối tượng và tình huống cụ thể để mình lựa chọn kênh giao tiếp cho phù hợp. Ví dụ trong trường hợp cần lịch sự, và có tính chất quan trọng cao, thì mình có thể sử dụng kênh Email; hoặc khi cần truyền đạt thông tin phức tạp, khó hiểu thì có thể sử dụng voice call, video call hay meeting trực tiếp.

 

 

MC: Theo anh khi truyền đạt thông tin thì mình cần chú ý những điểm nào?

Anh Sơn BX: Thực ra các lưu ý trong giao tiếp thì không chỉ PM, mà bất cứ ai khi giao tiếp đều cần phải chú ý một số điểm như sau: - Đối tượng giao tiếp - Thời gian giao tiếp: Phải đáp ứng được tính kịp thời - Cách thức truyền thông tin - Keypoint: Có 7 chữ C để có một giao tiếp hiệu quả:

  • Clear (Rõ ràng) - Hãy luôn rõ ràng về mục đích của câu chuyện hoặc thông điệp mà bạn muốn gửi gắm.
  • Correct (Chính xác) - Các thông tin truyền đạt luôn phải đảm bảo tính chính xác
  • Concise (Súc tích) - Để có thể truyền đạt thông tin một cách súc tích, bạn cần phải đi thẳng vào vấn đề và diễn đạt nó một cách ngắn gọn
  • Concrete (Cụ thể) - Thông điệp cụ thể giúp người nghe có thể hình dung rõ ràng
  • Complete (Hoàn chỉnh) - Đầy đủ mọi thông tin họ cần được biết
  • Coherent (Mạch lạc) - Đây là một keypoint mà theo mình nó rất quan trọng để có một giao tiếp hiệu quả. Khi giao tiếp thì mình nên xem xét đến địa vị, trình độ, cảm xúc... của đối phương để lựa chọn thông tin và cách thức phù hợp. VD khi truyền đạt thông tin đến một Khách Hàng không hiểu về kỹ thuật thì nên hạn chế đi sâu về kỹ thuật.
  • Courteous (Lịch sự) - Giao tiếp lịch sự nghĩa là thân thiện, cởi mở và thành thật

 

MC: Bản thân anh đã từng gặp những vấn đề gì? và hậu quả của nó như nào?

Anh Sơn BX: Mình cũng may mắn là ngoài vai trò PM thì mình cũng đã đảm nhận vai trò của 1 BrSE, nên là mình cũng đã gặp rất nhiều vấn đề liên quan đến communication, cũng khá nhiều phốt nhưng mình đã cố tình quên đi, nên mình cũng không nhớ nhiều, chỉ nhớ mang máng có 2 tình huống:

  • Lần thứ nhất: Là khách hàng có 1 request tính năng khá là khoai, nhưng mình vẫn động viên anh em là cố gắng làm đi, nhưng sau thì cũng không làm được. Kết quả là mình đã báo lại với khách hàng là vấn đề này khó quá, khách cũng khá là thản nhiên, nói rằng "Ừ thế khó quá thì thôi, sao mày không báo tao sớm!
  • Sau đó thì mình cũng chột dạ, nghĩ là: “ Ừ, lẽ ra nếu mà lúc đầu mình mạnh dạn mình nói luôn với họ thì anh em cũng đỡ phải mất công sức”.
  • Còn về tình huống thứ 2: Có một lần mình làm PM của dự án, có 1 bạn khá là non làm BrSE, có phốt rất nghiêm trọng và khách hàng yêu cầu phải report, mình lúc đó cũng có chút trốn tránh trách nhiệm, nên có đẩy cho bạn BrSE report, mà bạn này còn non, nên khi report cũng không có format gì chuẩn chỉnh, thiếu tính chuyên nghiệp và lịch sự, dẫn đến khách hàng rất bực tức, sau đó mình phải xin lỗi và report lại. Sau đó thì mình nhận ra vấn đề lỗi của mình là đã chọn sai đối tượng để truyền đạt, và thông tin truyền đạt đã không đảm bảo tính lịch sự, nhất là những thông tin quan trọng như thế, thì lẽ ra nên nhờ sale, thì có lẽ sự việc nó cũng đã bớt nghiêm trọng hơn.

Quế NV - D6 : Trong các kênh liên lạc, thì có nhiều tin khác nhau, làm thế nào để mình không bỏ sót và miss thông tin?

Anh Sơn BX: Có rất nhiều thông tin khác nhau, mình cần phân loại thông tin xem những thông tin nào là thông tin quan trọng, thông tin nào là không quan trọng lắm, thông tin nào tào lao… Với những thông tin quan trọng thì mình cần note lại vào cùng một nơi để lưu trữ lại. Đối với những thông tin do người khác đưa đến, và mình đánh giá là quan trọng, thì cần có sự xác nhận lại, ví dụ ông khách nói A, thì mình cũng phải xác nhận xem A của tôi đã giống A của ông chưa.

Ngoài ra chị Lương NT - D5 còn chia sẻ thêm: Để tránh miss thông tin, chúng ta có thể chia khung giờ cố định để check các kênh thông tin khác nhau, như vậy thì cũng là một cách rất hiệu quả để tránh bị miss thông tin do phải liên tục chuyển đổi giữa các kênh.

Sau phần chia sẻ của Anh Sơn BX, Các Mentor và Mentee tham gia được chia làm 3 đội đó là: Mặt Trăng, Mặt Trời, Vũ Trụ.

Các đội sẽ cùng nhau thảo luận về các tình huống thực tế hay gặp trong Dự án do BTC đưa ra, cuộc thảo luận vô cùng sôi nổi tại sàn Handico. Kính mời Anh/Chị cùng xem lại các hình ảnh của chương trình lần này dưới đây nhé :) !

 
Anh Hoàn NV đại diện nhóm Mặt Trời lên trình bày

 

Chị Lương NT – nhân vật chăm phát biểu nhất trong nhóm Vũ Trụ

 

Đội Mặt Trăng đang đăm chiêu nghĩ giải pháp cho tình huống

 

Và các hình ảnh khác:

 

 

 

 

Hoạt động Mentoring vẫn sẽ được tiếp tục diễn ra từ 2 đến 4 buổi/1 tháng/1 nhóm trong giai đoạn 3 với chủ đề: “Mentee - Phát huy tính chủ động”

Các bạn có muốn tham gia chương trình Đào tạo Mentoring không? :)

Hẹn gặp lại Anh/Chị ở các chương trình lần sau! <3