OPEN TALK: KINH NGHIỆM SỐNG HAY CHẾT & NỖI NIỀM KHI LÀM NGHỀ BRSE

Ngày đăng: 09 Tháng 6, 2021

Có thể nói rằng làm BrSE như làm dâu trăm họ, khi vừa phải làm vừa lòng khách hàng, vừa phải đối ứng giữa các bên như Onsite, Offshore hay PM, JM. Là cầu nối trung gian giữa khách hàng và đội offshore để sao cho hai bên thông hiểu nhau và việc hợp tác được suôn sẻ, thuận lợi, thì ngoài kiến thức chuyên môn thì việc hiểu team mình cũng như hiểu team người (khách hàng), cũng như biết cách cân bằng lợi ích của hai bên để win-win là điều vô cùng quan trọng với mỗi BrSE. Tuy nhiên, để có thể làm được điều đó, các BrSE phải đối mặt với rất nhiều vấn đề không chỉ với khách hàng mà còn với chính đội offshore cũng như với các leader hay PM.

 

 

Vì vậy, để giúp mọi người biết được những điều cần lưu ý cũng như cách giải quyết hay phòng tránh những vấn đề thường gặp trong các dự án thực tiễn thì vào thứ 7 (05/06) vừa qua Rikkei Japan đã tổ chức một buổi Open Talk với hai khách mời vô cùng đặc biệt là anh Nguyễn Văn Thành - JM mới của Rikkei Japan và anh Trần Văn Mỹ- một thành viên đã có rất nhiều kinh nghiệm làm việc tại Nhật để chia sẻ những về kinh nghiệm thực tế cũng như những nỗi niềm của một BrSE.

Thông thường khách hàng khi làm việc với BrSE thường sẽ được phân vào một trong ba loại: End-user, SI, hoặc Vendor. Với mỗi tập khách hàng trên thì các BrSE sẽ phải đối mặt với những vấn đề vô cùng khác nhau. Ví dụ nếu khách hàng là End-user thì một vấn đề rất nhiều BrSE gặp phải là khách hàng sẽ không hiểu được những vấn đề về chuyên môn dẫn đến việc nếu các BrSE không chuẩn bị tài liệu kỹ thì bên khách hàng sẽ rất khó để nắm được nội dung cũng như đưa ra ý kiến sửa đổi. Tương tự như vậy, với các khách hàng là SI hay Vendor thì yếu tố thiếu kiến thức về IT sẽ không còn tuy nhiên các vấn đề về giao tiếp cũng như cách thức làm việc với khách hàng sẽ thường xuyên xuất hiện. Vì vậy, BrSE cần làm rõ với mỗi khách hàng:

 

Đối với End-user:

- Cách giao tiếp với KH:

Chuẩn bị kỹ nội dung trước khi nói chuyện hay meeting với KH: Q&A, create document liên quan chủ đề mình trao đổi

Cần giải thích cụ thể chi tiết cho khách hàng hiểu về phạm vi đối ứng, phạm vi không đối ứng. ( Cần có evidence)

- Nếu liên quan tới scope công việc hay những phần mà ảnh hưởng tới tổng thể dự án: Schedule, cost… thì cần ping Người Chịu Trách nhiệm chính để cùng tìm cách giải quyết

- Cần làm rõ cách đánh giá chất lượng sản phẩm để khách có cùng cách nhìn với phía mình

Ví dụ: Code khoảng 1000 Loc -> đc chấp nhận 1 bugs dạng cosmetic…

 

Đối với SI:

- Khi communicate trực tiếp với KH thì cần add PTL(Project Technical Leader) để giải quyết các vấn đề liên quan tới kỹ thuật

- Tìm bằng mọi cách để hiểu đc Yêu Cầu của Khách hàng (mail, Tel, Q&A file, meeting…) Không hiểu không triển khai cho anh em làm

- Khi start dự án đề xuất KH 1 BrSE backup ( có trong sơ đồ tổ chức) ( Phía bên mình đầu tư free): Sẽ giúp điều chỉnh resource dễ hơn và vẫn giữ được niềm tin từ phía KH

 

Đối với Vendor:

- Trước khi start dự án, PM+BrSE cần chia tasks, trách nhiệm rõ ràng với Vendor ( và cần phải được approve của End-user).

- Vendor yêu cầu làm tasks ko trong task list thì cần trao đổi lại với leader -> trao đổi lại với Vendor -> Thông báo với End-User để charge thêm effort.

- Về vấn đề Q&A cần define rõ process xử lý. ( Process cần được approve từ phía End-User)

Ví dụ: Nếu Vendor không trả lời trong vòng 1 day -> Rikkei được phép hỏi End-User. Nếu sau 2 days End-User không trả lời tiếp thì mặc định đã được approved về nội dung Q&A.

 

Có thể nói rằng, ngoài việc đóng vai trò là người đại diện của đội ở nhà để thương lượng, trao đổi và thuyết phục khách hàng, thì BrSE cũng đóng vai trò là người đại diện cho khách hàng mỗi khi đưa yêu cầu cho đội nhà. Vì vậy, bên cạnh những vấn đề với khách hàng, BrSE cũng sẽ phải đối mặt với những vấn đề liên quan đến đồng nghiệp. Vì vậy để có thể đảm bảo được dự án sẽ diễn ra suôn sẻ cũng như tránh được những sự cố không mong muốn thì các BrSE cần:

 

BrSE-Off⇔Onsite:

- Trước khi start dự án thì cần PM, JM, OL cần ngồi lại với nhau chia role + tasks cụ thể cho 2 bên

Vấn đề A thì BrSE đảm nhiệm

Vấn đề B thì Onsiter đảm nhiệm

Vấn đề C thì ping PM, JM

- Sau khi chia role + tasks cụ thể -> define ra người chịu trách nhiệm cuối cùng sản phẩm trước khi gửi KH. -> Khi có issue xảy ra thì cần bổ trách nhiệm cho bạn này.

- PM là người mấu chốt giải quyết vấn đề: Cần nắm đc status để ping, push action sao cho kịp Q&A. Nếu 2 bên xảy ra vấn đề miss communicate thì cần đứng giữa dung hòa

- Tuyển dụng cần chọn lọc các ứng viên chất lượng và có kinh nghiệm làm BrSE ( tránh trường hợp đẩy người vào dự án tràn lan)

 

BrSE-ON,OFF⇔Leader-OL,PM:

- Phân chia task rõ ràng từ đầu, nếu task của PM mà BrSE đảm nhiệm thì effort hay chế độ của PM phải đẩy cho BrSE ( tránh trường hợp naming cho dự án rồi đi làm việc khác)

- Người trách nhiệm cuối cùng dự án vẫn là PM, khi bị claim thì PM là người cần ra mặt để xử lý với KH, không đẩy trách nhiệm cho BrSE

- Muốn add thêm task cho BrSE thì cần trao đổi với BrSE để thống nhất.

 

Buổi Open Talk đã thu hút được hơn 60 thành viên tham gia với sự thảo luận sôi nổi cũng như rất nhiều câu hỏi từ bốn đầu cầu HN-ĐN-TP.HCM và Nhật. Rất nhiều thành viên như được lời như cởi tấm lòng, chia sẻ cũng như thảo luận rất sôi nổi đến mức dù chương trình đã kéo dài hơn dự kiến gần 1 tiếng đồng hồ nhưng vẫn chưa muốn dừng lại. Hy vọng rằng những thông tin và kinh nghiệm được chia sẻ bởi anh Thành và anh Mỹ có thể giúp mọi người có thêm được những kiến thức và bài học thật bổ ích trong quá trình làm việc của mình. Hẹn gặp mọi người ở những sự kiện của Rikkei Japan sẽ được tổ chức trong thời gian sắp tới nhé.

Mọi người có thể tham khảo slide của buổi Open Talk tại đây