B.E.S.T VOL.8: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG CÔNG VIỆC

Ngày đăng: 12 Tháng 3, 2021

Đối với nhiều người, điều khó chịu nhất khi giao tiếp với người khác là khi họ không thể diễn tả hay truyền đạt hết được suy nghĩ của mình. Điều này không chỉ dẫn đến sự khó chịu ở người nói, mà còn có thể khiến cho người nghe hiểu nhầm hay có những đánh giá sai lệch về người nói. Đặc biệt, trong công việc, việc không trình bày được rõ ý kiến của mình có thể sẽ khiến chúng ta đánh mất những cơ hội quý giá cũng như làm cho khách hàng cảm thấy chúng ta thiếu năng lực và không dám đặt niềm tin ở chúng ta. Chính vì lý do đó, trong số thứ 8 của chương trình training B.E.S.T, Rikkei Japan đã mời tới một thành viên vô cùng đặc biệt đó là anh Suzuki- Trưởng bộ phận J1 của Rikkei Japan để có thể chia sẻ những kinh nghiệm cũng như các vấn đề mà các BrSE cần lưu ý mỗi khi thuyết trình trong công việc hay đặc biệt là với khách hàng Nhật.

Trước mỗi lần thuyết trình, mọi người cần nắm rõ được hai yếu tố đó là mục đích của bài thuyết trình cũng như điều mà chúng ta định nói có phải điều mà người nghe muốn nghe hay không. Có rất nhiều trường hợp, mọi người bỏ rất nhiều tâm huyết cho phần thuyết trình của mình nhưng lại đi lạc đề hay quá tập trung vào những phần khách hàng không quan tâm dẫn đến việc vẫn bị đánh giá kém và không xứng với công sức đã bỏ ra. Vì vậy, trước mỗi buổi thuyết trình về một vấn đề gì đó, chúng ta cần đặt địa vị của mình vào vị trí của người nghe để suy nghĩ xem họ muốn biết những thông tin gì hay họ đang quan tâm đến những vấn đề gì để có thể tập trung vào những yếu tố đó.

Tiếp theo đó, chúng ta cũng phải nắm rõ được mục đích của buổi thuyết trình là gì. Ở trong công việc, mục đích bài thuyết trình thường là để khiến cho đối phương là người nghe có thể đưa ra quyết định hay hành động về một vấn đề gì đó. Ví dụ như thông qua một dự án hay mua một sản phẩm nào đó. Vì vậy, nhân vật chính ở đây không phải là người nói mà là người nghe. Vì vậy, thay vì nói những điều chúng ta muốn nói, chúng ta cần phải tập trung nói về những điều mà người nghe quan tâm để từ đó họ có thể hiểu được và đưa ra được hành động. Đặc biệt, với những người khác nhau về vị trí, kiến thức và kinh nghiệm thì điều họ quan tâm và muốn biết cũng khác nhau. Vì vậy, với mỗi đối tượng cụ thể, thông tin cần truyền đạt cũng sẽ thay đổi và chúng ta cần phải đặt mình vào vị trí của họ để biết được xem điều gì sẽ thu hút họ.

Sau khi xác định được rõ đối tượng người nghe, thì yếu tố tiếp theo mà mọi người cần lưu ý tới là thứ tự sắp xếp thông tin của mỗi buổi thuyết trình. Thông thường chúng ta sẽ bắt đầu với những thông tin đáp ứng được mong muốn, nhu cầu của khách hàng. Sau đó là những thông tin có thể khách hàng cũng mong muốn. Và cuối cùng sau khi đã thu hút được sự chú ý của người nghe thông qua hai phần trên, thì chúng ta mới nói đến những thông tin mà chúng ta muốn truyền đạt.

Một số tips cần lưu ý khi thuyết trình với khách hàng:

  1. Thay vì yêu cầu người nghe đưa ra quyết định thì hãy tạo cho người nghe cảm giác muốn được hành động. Điều này không chỉ giúp chúng ta nhận được kết quả nhanh chóng hơn.
  2. Luôn luôn tự tin. Vì sự thiếu tự tin có thể tạo cho khách hàng cảm giác chúng ta chưa chuẩn bị kỹ càng cho bài thuyết trình của mình. Thêm vào đó, chúng ta cũng nên sử dụng một tốc độ vừa đủ khi nói tránh việc nói quá nhanh khiến người nghe không hiểu hay nói quá chậm tạo cảm giác mệt mỏi cho người nghe.
  3. Luôn có những khoảng nghỉ giữa mỗi ý cần nói. Điều này không chỉ giúp lấy lại được sự tập trung của người nghe, mà còn khiến họ có thể hình dung lại những gì chúng ta đã nói ở trước đó.
  4. Cố gắng giao tiếp bằng mắt với người nghe. Việc cúi gằm mặt xuống đất hay giấy ghi chú sẽ khiến cho người nghe cảm giác sự thiếu tự tin từ người nói.
  5. Hãy cố gắng tìm kiếm những thuật ngữ phổ biến nhất mà mọi người đều có thể hiểu. Đặc biệt trong ngành IT, có rất nhiều thuật ngữ chuyên môn mà khách hàng hay người thường có ít kiến thức về IT khó có thể hiểu được.
  6. Hạn chế dùng cử chỉ tay quá nhiều. Điều này có thể khiến người nghe bị mất tập trung. Thêm vào đó, việc cho tay vào túi quần trong khi phát biểu cũng là điều không nên.
  7. Hạn chế sử dụng những từ như 「えー」「あー」「えーっと」「あのー」trong bài thuyết trình. Khi những từ trên được lặp lại quá nhiều lần có thể tạo cho người nghe cảm giác mệt mỏi cũng như khiến họ quên mất thông tin đang được nói tới.

 

Hy vọng rằng những thông tin và kinh nghiệm được chia sẻ bởi anh Suzuki có thể giúp mọi người có thêm được những kiến thức và bài học thật bổ ích trong việc thuyết trình với khách hàng. Hẹn gặp mọi người ở những số tiếp theo của B.E.S.T sẽ được tổ chức vào năm 2021 sắp tới nhé.